Publicerat 12 september 2017 i kategorin Artiklar

Viktigt att spara kvitton på rätt sätt

Skatteverket har tagit ställning till hur kvitton ska bevaras för att de ska styrka företagets avdragsrätt för ingående moms när anställda gör inköp eller utlägg för företagets räkning.

Olika tekniska lösningar och system finns på marknaden för att elektroniskt hantera kvitton med syfte att förenkla för anställda och arbetsgivare. Genom den elektroniska hanteringen vill man slippa bevara papperskvitton när anställda gör inköp för arbetsgivarens räkning. Men det är en förenkling som kan äventyra företagets rätt att göra avdrag för ingående moms för de aktuella inköpen.

Momslagen

Den som bedriver momspliktig verksamhet får göra avdrag för ingående moms som avser inköp för verksamheten som gjorts från en momsregistrerad person. Avdragsrätten ska styrkas med en faktura. Med faktura avses ett dokument i pappersform eller i elektronisk form, till exempel ett kvitto, som uppfyller villkoren i momslagen för fakturor.

För att företaget ska ha rätt att göra avdrag för ingående moms på ett inköp krävs också att det är företagets eget inköp. Enligt praxis får moms inte dras av på kostnadsersättning för anställdas privata inköp.

När det gäller i vilken form fakturorna ska bevaras hänvisar momslagen till bokföringslagen. Det innebär att fakturor ska bevaras i den form de hade när de mottogs av företaget.

Anställd gör inköp med arbetsgivarens medel

En anställd som använder företagets kredit- eller betalkort eller kontanter ur företagets handkassa gör ett inköp med företagets medel. När den anställde tar emot ett kvitto för inköpet gör han det för företagets räkning. Det innebär att företaget ska bevara kvittot i den form det hade när den anställde tog emot det. Det är alltså inte tillräckligt att endast bevara en inskannad kopia eller ett foto av originalet när det är framtaget på papper.

Anställds utlägg

När den anställde gör inköp med egna pengar kan det i vissa fall anses att det är fråga om ett utlägg för arbetsgivarens räkning. Det gäller om det anses naturligt att arbetsgivaren står för inköpet. I sådant fall har den anställde köpt varan eller tjänsten för företagets räkning. Det kan till exempel vara facklitteratur, kost, logi och representation.

För sådana inköp ska företaget bevara kvittot i den form det hade när den anställde tog emot det.

Kostnadsersättning

När den anställde inte anses ha gjort ett utlägg för företagets räkning kan den ersättning som arbetsgivaren betalar till den anställde räknas som en kostnadsersättning. Den affärshändelsen är en ren betalningstransaktion som inte ger företaget någon rätt till momsavdrag. Företaget ska bevara det underlag som den anställde lämnar till företaget. Om den anställde lämnar sin reseräkning elektroniskt ska den bevaras elektroniskt.

Kassaregister

När ett företag tar ut en kopia av ett kassakvitto ur sitt kassaregister ska kopian vara märkt med ordet kopia. Det gäller oavsett om kassaregistret tar fram kopian i pappersform eller i elektronisk form.

En anledning till att företag tar fram en elektronisk kopia av ett papperskvitto kan vara att deras kund vill använda det elektroniska kvittot som underlag för att begära ersättning från sin arbetsgivare.

Skatteverket anser att ett företag kan bevara antingen det papperskvitto som den anställde taget emot eller den elektroniska kopian av kvittot som säljaren tar fram ur sitt kassaregister och som sänds till företaget. Det gäller alltså även om kvittot är märkt med ordet kopia. Det kvittot utgör då underlag för företagets avdragsrätt för moms.


Exempel: elektronisk kopia

Cecilia är på tjänsteresa och betalar hotellrummet med sitt privata kreditkort. Hon får ett papperskvitto men begär att hotellet tar fram en elektronisk kopia som ska skickas till hennes arbetsgivare.

Skatteverket: Även Cecilia har gjort en resa i tjänsten, men i detta fall har säljaren utfärdat två kvitton. Det elektroniska kvittot har överförts från hotellets system till företagets system. Det innebär att det elektroniska kvittot kan bevaras som verifikation och utgöra företagets underlag för avdragsrätt för moms trots att det är märkt med ordet kopia.


Exempel: skannat kvitto

Björn ska på tjänsteresa och tar taxi till flygplatsen. Han betalar taxiresan med sitt privata kreditkort. Björn skannar kvittot med sin mobiltelefon, men behåller också papperskvittot.

Skatteverket: Björn har gjort en resa i tjänsten, hans utgift för den resan kan därför anses som ett utlägg för företagets räkning. Det innebär att företaget anses ha köpt taxiresan. Det är därför det kvitto som Björn erhöll av taxichauffören som ska bevaras och som är underlag för företagets momsavdrag.  Den kopia av kvittot som Björn framställt med sin mobil godtas inte som underlag.


Skatteverkets ställningstagande 2017-06-29

Företagsaktuellt nr 5 2017

 

 

Publicerat 16 februari 2018

Välgörande aktieutdelning

Många aktiebolag lämnar utdelning under våren. För dig som är aktieägare kan det därför vara hög tid att börja fundera över vad du vill göra med pengarna. Ett alternativ kan vara att skänka hela eller del av din utdelning till en skattebefriad ideell organisation. Gör du det på rätt sätt behöver du inte skatta för utdelningen. Sedan 2006 har privatpersoner haft möjligheten …

Läs mer

Publicerat 16 februari 2018

Förstärkt amorteringskrav

Från och med den 1 mars ska nya bolånetagare med bolåneskulder som överstiger 4,5 gånger bruttoinkomsten amortera minst en procent av skulderna utöver redan befintliga amorteringskrav. fi.se Företagsaktuellt nr 1 2018

Läs mer

Publicerat 16 februari 2018

Avskrivning på byggnad med tomträtt

Vid beräkning av avskrivningsunderlag för en byggnad som förvärvats tillsammans med tomträtt får hela utgiften för förvärvet hänföras till byggnaden. Det framgår av en dom 2017-12-11 från Högsta förvaltningsdomstolen. hogstaforvaltningsdomstolen.se Företagsaktuellt nr 1 2018

Läs mer

Publicerat 16 februari 2018

Nytt K-regelverk – Årsbokslut

Bokföringsnämnden har beslutat om ett nytt allmänt råd, BFNAR 2017:3. K-regelverket Årsbokslut ska tillämpas av alla företag som avslutar den löpande bokföringen med ett årsbokslut och som inte har valt att upprätta ett förenklat årsbokslut. bfn.se Företagsaktuellt nr 1 2018

Läs mer

Publicerat 16 februari 2018

Nya lagar 2018

Vi presenterar kort ett urval av de nya lagar som under 2018 kan komma att påverka dig och ditt företag. De flesta har trätt i kraft vid årsskiftet. Ingen trängselskatt i bilförmånen Trängselskatt samt väg-, bro och färjeavgifter ska inte längre ingå i bilförmånsvärdet. Det innebär du själv måste betala skatt och avgifter för dina privata resor eller bli förmånsbeskattad …

Läs mer

Publicerat 16 februari 2018

Representation

Utgifter för representation och andra aktiviteter som ska främja företagets försäljning är avdragsgilla i ett företag. Men då representation rymmer vad som delvis kan vara privata levnadsutgifter och då avgränsningen är svår, finns dock särskilda bestämmelser för dessa utgifter. För att det ska vara fråga om representation krävs att det finna ett omedelbart samband med …

Läs mer

Publicerat 16 februari 2018

Enklare att e-deklarera för företagare

Skatteverket lanserar i år en ny tjänst som underlättar för dig som tar hjälp av en redovisningsbyrå för att deklarera. Den nya tjänsten gör det möjligt för redovisningsbyrån att göra klart hela Inkomstdeklaration 1 digitalt utom själva godkännandet. Det gör du själv med hjälp av din e-legitimation. Skatteverket har vid kontakt med företagare fått veta att det varit svårt …

Läs mer

Publicerat 16 februari 2018

Friskvårdsförmån

Efter en dom i Högsta förvaltningsdomstolen står det nu klart att också dyrare sporter som exempelvis golf och ridning ska omfattas av det skattefria friskvårdsbidrag som en anställd kan få av sin arbetsgivare. Med anledning av Högsta förvaltningsdomstolens dom den 12 januari 2018 har Skatteverket nu kommit med ett ställningstagande där de redogör för vilka krav som ska vara …

Läs mer

Publicerat 15 december 2017

Periodiseringsfond vid ombildning

Kammarrätten nekade företagaren avdrag för avsättning till periodiseringsfond vid ombildning från enskild firma till aktiebolag eftersom aktiebolaget inte gjort någon avsättning för fonden i räkenskaperna. Vid en ombildning från enskild firma till aktiebolag får bolaget överta en periodiseringsfond helt eller delvis om överföringen inte leder till uttagsbeskattning, den fysiska …

Läs mer

Publicerat 15 december 2017

Hämta information om företaget du ska anlita

I Skatteverkets e-tjänst ”Hämta företagsinformation” kan du hämta olika typer av information om ett företag. Nu kan du även få information om företagets beslutade arbetsgivaravgifter de tre senaste månaderna. skatteverket.se Företagsaktuellt nr 6 2017

Läs mer

Gå till startsidan