Publicerat 12 september 2017 i kategorin Artiklar

Viktigt att spara kvitton på rätt sätt

Skatteverket har tagit ställning till hur kvitton ska bevaras för att de ska styrka företagets avdragsrätt för ingående moms när anställda gör inköp eller utlägg för företagets räkning.

Olika tekniska lösningar och system finns på marknaden för att elektroniskt hantera kvitton med syfte att förenkla för anställda och arbetsgivare. Genom den elektroniska hanteringen vill man slippa bevara papperskvitton när anställda gör inköp för arbetsgivarens räkning. Men det är en förenkling som kan äventyra företagets rätt att göra avdrag för ingående moms för de aktuella inköpen.

Momslagen

Den som bedriver momspliktig verksamhet får göra avdrag för ingående moms som avser inköp för verksamheten som gjorts från en momsregistrerad person. Avdragsrätten ska styrkas med en faktura. Med faktura avses ett dokument i pappersform eller i elektronisk form, till exempel ett kvitto, som uppfyller villkoren i momslagen för fakturor.

För att företaget ska ha rätt att göra avdrag för ingående moms på ett inköp krävs också att det är företagets eget inköp. Enligt praxis får moms inte dras av på kostnadsersättning för anställdas privata inköp.

När det gäller i vilken form fakturorna ska bevaras hänvisar momslagen till bokföringslagen. Det innebär att fakturor ska bevaras i den form de hade när de mottogs av företaget.

Anställd gör inköp med arbetsgivarens medel

En anställd som använder företagets kredit- eller betalkort eller kontanter ur företagets handkassa gör ett inköp med företagets medel. När den anställde tar emot ett kvitto för inköpet gör han det för företagets räkning. Det innebär att företaget ska bevara kvittot i den form det hade när den anställde tog emot det. Det är alltså inte tillräckligt att endast bevara en inskannad kopia eller ett foto av originalet när det är framtaget på papper.

Anställds utlägg

När den anställde gör inköp med egna pengar kan det i vissa fall anses att det är fråga om ett utlägg för arbetsgivarens räkning. Det gäller om det anses naturligt att arbetsgivaren står för inköpet. I sådant fall har den anställde köpt varan eller tjänsten för företagets räkning. Det kan till exempel vara facklitteratur, kost, logi och representation.

För sådana inköp ska företaget bevara kvittot i den form det hade när den anställde tog emot det.

Kostnadsersättning

När den anställde inte anses ha gjort ett utlägg för företagets räkning kan den ersättning som arbetsgivaren betalar till den anställde räknas som en kostnadsersättning. Den affärshändelsen är en ren betalningstransaktion som inte ger företaget någon rätt till momsavdrag. Företaget ska bevara det underlag som den anställde lämnar till företaget. Om den anställde lämnar sin reseräkning elektroniskt ska den bevaras elektroniskt.

Kassaregister

När ett företag tar ut en kopia av ett kassakvitto ur sitt kassaregister ska kopian vara märkt med ordet kopia. Det gäller oavsett om kassaregistret tar fram kopian i pappersform eller i elektronisk form.

En anledning till att företag tar fram en elektronisk kopia av ett papperskvitto kan vara att deras kund vill använda det elektroniska kvittot som underlag för att begära ersättning från sin arbetsgivare.

Skatteverket anser att ett företag kan bevara antingen det papperskvitto som den anställde taget emot eller den elektroniska kopian av kvittot som säljaren tar fram ur sitt kassaregister och som sänds till företaget. Det gäller alltså även om kvittot är märkt med ordet kopia. Det kvittot utgör då underlag för företagets avdragsrätt för moms.


Exempel: elektronisk kopia

Cecilia är på tjänsteresa och betalar hotellrummet med sitt privata kreditkort. Hon får ett papperskvitto men begär att hotellet tar fram en elektronisk kopia som ska skickas till hennes arbetsgivare.

Skatteverket: Även Cecilia har gjort en resa i tjänsten, men i detta fall har säljaren utfärdat två kvitton. Det elektroniska kvittot har överförts från hotellets system till företagets system. Det innebär att det elektroniska kvittot kan bevaras som verifikation och utgöra företagets underlag för avdragsrätt för moms trots att det är märkt med ordet kopia.


Exempel: skannat kvitto

Björn ska på tjänsteresa och tar taxi till flygplatsen. Han betalar taxiresan med sitt privata kreditkort. Björn skannar kvittot med sin mobiltelefon, men behåller också papperskvittot.

Skatteverket: Björn har gjort en resa i tjänsten, hans utgift för den resan kan därför anses som ett utlägg för företagets räkning. Det innebär att företaget anses ha köpt taxiresan. Det är därför det kvitto som Björn erhöll av taxichauffören som ska bevaras och som är underlag för företagets momsavdrag.  Den kopia av kvittot som Björn framställt med sin mobil godtas inte som underlag.


Skatteverkets ställningstagande 2017-06-29

Företagsaktuellt nr 5 2017

 

 

Publicerat 13 juni 2018

Arbetsgivardeklaration på individnivå

Från och med den 1 juli 2018 ska vissa företag lämna arbetsgivardeklaration på individnivå avseende ersättning för arbete per betalningsmottagare. För övriga arbetsgivare kommer reglerna att gälla från den 1 januari 2019. Företag inom restaurang, bygg, tvätteri och frisör som ska föra personalliggare och som den 1 juli 2018 har 16 anställda eller fler ska från och med det …

Läs mer

Publicerat 13 juni 2018

Delägare fick rätt att få hela fastigheten såld

En delägare hade fått en andel i en lantbruksfastighet genom gåva och ytterligare en andel vid ett senare tillfälle genom gåva med överlåtelseförbud. Enligt Högsta domstolen hade delägaren, trots överlåtelseförbudet, rätt att få hela fastigheten såld på offentlig auktion. I det aktuella målet ägde fyra delägare gemensamt en lantbruksfastighet med en fjärdedel var. En av …

Läs mer

Publicerat 13 juni 2018

Skattereduktion för fackavgift

Från och med den 1 juli 2018 kan du som är medlem i en fackförening få skattereduktion för din medlemsavgift. Det har riksdagen beslutat. Den 1 januari 2007 avskaffades skattereduktionen för fackföreningsavgiften av den dåvarande Alliansregeringen. Nu när den återinförs kan du som är medlem i en arbetstagarorganisation få en skattereduktion motsvarande 25 procent av den avgift du …

Läs mer

Publicerat 13 juni 2018

Lös in gamla sedlar senast 30 juni

Det finns gamla 100-kronorssedlar och 500-kronorssedlar med ett sammanlagt värde om cirka fyra miljarder kronor som ännu inte lösts in. Har du sådana sedlar kan du fortfarande sätta in dem på ett bankkonto till och med den 30 juni 2018. riksbanken.se

Läs mer

Publicerat 13 juni 2018

Säsongsarbetare

Personer från länder som inte är medlemmar i EU eller EES som har blivit erbjudna anställning som säsongsarbetare i Sverige, kan från 1 juni få tillstånd för säsongsarbete under sex månader. regeringen.se

Läs mer

Publicerat 13 juni 2018

Ingen ändring av revisionsplikten

Regeringen har i en skrivelse meddelat att man i nuläget inte verkar för att återinföra revisionsplikten för små aktiebolag. Man överväger inte heller att vidta åtgärder så att fler företag kan undantas från revisionsplikten. regeringen.se

Läs mer

Publicerat 13 juni 2018

Skattefriheten för privat sjukvård slopas

Skattefriheten för förmån av privat hälso- och sjukvård slopas från och med den 1 juli 2018. De nya reglerna tillämpas på förmåner som arbetsgivaren betalar efter den 30 juni 2018. Riksdagen har beslutat att från och med den 1 juli 2018 slopa skattefriheten för förmån av privat hälso- och sjukvård i Sverige samt vård och läkemedel utomlands. Samtidigt slopas arbetsgivarens …

Läs mer

Publicerat 13 juni 2018

Anställa ungdomar

I många företag kan det under sommaren vara aktuellt att anställa skolungdomar under ett antal veckor. Den anställningsform som då blir aktuell kallas allmän visstidsanställning. En sådan anställning varar under den tid ni kommer överens om och någon uppsägningstid behöver inte beaktas. Normalt kan en sådan anställning inte heller avbrytas i förväg. Skattefritt Ungdomar kan …

Läs mer

Publicerat 13 juni 2018

Skattetillägg vid rättelse på eget initiativ

Riksdagen har beslutat att skattillägg ska kunna tas ut även om du på eget initiativ rättar en oriktig uppgift i din inkomstdeklaration. Det gäller i de fall du gör en rättelse med anledning av att Skatteverket har informerat om en generell kontroll och rättelsen inte kommer in till myndigheten inom två månader. Skatteverket kan påföra dig skattetillägg om du har lämnat en …

Läs mer

Publicerat 13 juni 2018

Ny lag om ekonomiska föreningar

En ekonomisk förening ska som hittills ha till syfte att främja sina medlemmars ekonomiska intressen genom ekonomisk verksamhet. Det kooperativa kravet består, vilket innebär att medlemmarna ska delta i föreningens verksamhet på något sätt. En ekonomisk förening ska även fortsättningsvis bildas av tre eller fler fysiska eller juridiska personer som genom bildandet blir medlemmar i …

Läs mer

Gå till startsidan